Un sistema de gestión documental hace que sea fácil para las empresas combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio. Los documentos fileísicos se pueden escanear y los formatos digitales de estos y otros documentos generados por diferentes sistemas se pueden importar.
Mayor seguridad y Regulate: Se implementan permisos de acceso personalizados para proteger documentos sensibles, minimizando el riesgo de filtraciones.
La automatización de flujos de trabajo mejora la eficiencia operativa al automatizar procesos repetitivos y rutinarios. Las funcionalidades incluyen:
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Transforma tus archivos fileísicos en documentos digitales con Requordit y optimiza tu espacio de trabajo.
El primer paso en la implementación de un DMS es realizar un análisis exhaustivo de las necesidades de la organización. Este análisis debe incluir:
Según una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado.
Un sistema de gestión documental efectivo garantiza que estos documentos se mantengan organizados, seguros Gestión de Documentos y accesibles en todo momento. Esto facilita la búsqueda y recuperación de información cuando sea necesario, lo que a su vez mejora la eficiencia operativa y la toma de decisiones informadas.
En la period electronic, la transformación de los negocios se ha vuelto una necesidad imperante para aquellas empresas que buscan aumentar su competitividad y eficiencia.
El sistema de gestión documental se está transformando en una pieza cada vez más esencial para las organizaciones. La cantidad de información creada por las empresas actuales crece vertiginosamente, y los antiguos sistemas de almacenamiento empresariales presentan muchas carencias.
Permitir que las empresas ingresen dentro del mundo de la transformación digital y tengan un ahorro de costes significant. En este caso, un eficiente sistema de gestión documental permite digitalizar todos los documentos.
Utilice herramientas de análisis para supervisar el uso y la eficacia de los documentos y procesos, lo que ayuda en la toma de decisiones estratégicas.
Handle de versiones: mantiene un historial detallado de los cambios realizados en los documentos, asegurando la trazabilidad y evitando conflictos de edición.
Transparencia informativa: El almacenamiento y acceso a la información y documentación, mediante un SGD implementado en las empresas, permite a los usuarios dentro de un área o con accesos privilegiados monitorear en cualquier momento y de forma inmediata el estatus y/o localización de documentación clave, además de identificar quiénes son los responsables o participantes de la operación o etapa operativa en la que se encuentra.